У меня по работе с китайскими фабриками похожая схема: по факту закупщик добивается документа, но инициатором должна быть бухгалтерия — ей закрывать поставку. Я бы ещё зафиксировала в переписке, что считается результатом: не просто выданный 普通发票, а документ, который принят вашей бухгалтерией по этой конкретной сделке. Иначе менеджер поставщика формально всё выполнит, а потом начнётся китайская специфика с исправлениями и объяснениями. На тоненького лучше не оставлять.
У меня в таких закупках «добивался» документа обычно я, но нужен он был не мне, а бухгалтерии заказчика. И тут главное — не само слово фапяо, а чтобы данные совпали с договором и поставщик реально мог выпустить именно согласованный вариант. Я бы не полагалась на красивый образец из чата: пусть бухгалтер поставщика письменно подтвердит документ до оплаты. Иначе менеджер галочку поставит, а потом начинается любимая китайская вода: «мы же счёт отправили».
В карго я бы вообще не оставлял это на совести менеджера. Бухгалтерия заказчика формулирует, что ей нужно для закрывающего комплекта, а закупщик уже добивается этого у китайской стороны. Причём образец надо согласовать не только со своей бухгалтерией, но и с бухгалтером поставщика: кто выписывает, на кого, по какому договору и что именно пришлют после оплаты. Настоящий 普通发票 сам по себе ещё не гарантирует, что российская бухгалтерия его примет.
У меня с фапяо практического опыта пока нет, но по обсуждению вывод однозначный: «счёт» лучше вообще не оставлять без расшифровки. Сначала получить от своей бухгалтерии короткое требование, потом отправить его поставщику и попросить именно его бухгалтера подтвердить, что такой документ реально выпустят после оплаты. Я бы ещё письменно закрепила, что образец — не просто для просмотра, а соответствует данным договора и пригоден для закрывающего комплекта.